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中海燃供:燃起A6协同之火

“实现跨地区、系统、业务层面以项目或人为中心的状态、过程、结果关联的组织高效集中管理。”

——中石化中海船舶燃料供应公司总经理秘书 尤成德

应用背景

近几年连续的能源短缺现象使能源行业备受社会关注。与此同时,能源各行业为了提高生产效率、提高管理水平、降低成本、保证安全生产,加快了信息化建设的步伐,加大了对信息化建设的投入力度,尤其是为了提高信息化的应用功效,加大了对应用软件的投入。

中石化中海船舶燃料供应有限公司(简称:中海燃供)是中国石化和中国海运集团两家国资委直属的特大型企业的合资公司。中国石化和中国海运集团在世界石油和航运市场中有着各自的独特优势,多年来在油品供应运输等领域建立了良好的合作关系。2003年,两大集团强强联合出资组建中海燃供,公司注册资本8.76亿元。

中海燃供公司总部设在广州,主要从事船舶燃油和物资供应以及相关的业务。在广州、佛山、东莞、湛江、海南、厦门、宁波、上海、青岛、天津、秦皇岛、大连等地设有19个分(子)公司。在中国沿海各主要港口城市拥有多处油库、码头、仓库等设施;拥有45艘船舶和37个经营网点;职工总人数2000余人。

从管理层面来看,中海燃供信息化建设的重点是综合管理信息系统和办公自动化系统。作为一家优秀的大型企业,中海燃供在信息化建设方面一直采取积极务实的态度,有着明确的信息化建设目标。就以广州总部来说,有电脑100多台,采用两条10M光纤对外连接,ERP系统也正开始上线运行,整个公司从上到下,建立了良好的信息化基础设施保障。

客户需求

虽说中海燃供网络建设、信息基础设施颇为完善,但与国际先进同样企业相比,还存在一定的差距。在国际市场竞争的大背景下,差距即意味着必须不断解决信息化的需求问题。

作为集团式公司,中海燃供在日常办公上,几百台电脑只是单纯的信息载体,没有真正的合理利用起来,未能很好的解决公司内部协同化管理办公实际存在的问题,比如沟通不及时、信息共享难、办公费用高等。我们简单概况一下:

1.企业内部普遍存在沟通不及时、不顺畅的问题

中海燃供存在人多、点广、线长;多工种作业、生产环节紧扣;信息量密集的特点。因此,要求信息对称和流转水平高,应当对分散在各地的整个生产流程进行不间断的连续监控和即时状态的了解。基础建设仅仅提高了企业对外部各种关键信息及时获取、快速反应的能力,而未使信息和知识共享,缺少统一的信息标准,信息无法在全公司内畅通无阻。例如要搞一次视频会议,他们逐个分公司打电话通知,光打电话就花了一个多小时,而且沟通效果欠佳。

2.分公司油品价格上报,没有规范的工作流程与数据流程

各分公司的油品价格上报,每天一次,作为油品供应商,在全国各地都有营业网点,每天都要将油品的价格及时上报公司总部审批。中海燃供每天都会收到大量的传真价格表,各分公司根据各自喜好使用不同的数据表单,数据不能按照标准业务流程采集入库。

3.分公司、部门与总部之间没有良好的企业规范化信息资源库

中海燃供总部每月平均处理300多份外来公文,由秘书专门处理,手工请示领导和分发到各相关部门。由于行业特有的高危险性,对于各种涉及安全性信息的上传下达要求高,也就是说,对于跨组织结构的信息的垂直流转要求高,对于不同地区、系统、部门的信息集成度的要求很高。因此,需要把分散的应用系统整合起来,要建立企业规范化的信息资源,使信息资源更加动态化、协同化,建立一个良好的信息资源库。

解决方案

基于上述问题,用友致远认为中海燃供的信息化驱动力最主要来自于向管理要效益、降低成本和提高综合竞争能力,因此,迫切需要建立起一个与部门、分公司的沟通、信息共享、收发文等的协同工作平台。作为行业优秀大型企业,中海燃供非常重视信息化的总体规划,在产品的选型上也倾向于采用成熟的商用软件,中海燃供的高层领导很快与用友致远达成共识,充分认可协同管理软件的应用价值,最终选定了用友致远A6协同办公软件企业版。

中海燃供注重各级“一把手工程”,采取自上而下地推进模式。项目实施前,中海燃供从上至下,统一行动,总经理亲自督促,成立了由综合部主任为项目总负责人的项目实施领导班子,由秘书科科长、秘书科科员、企管科科员在一线配合项目实施。另外,为了减轻实施压力,在实施之前就将实施调研表分发送下去,并作了相关调研培训,将各部门需求、表单、流程收集了上来。在中海燃供的积极响应下,协同工作平台迅速在中海燃供得以成功实施与应用起来。

以下是中海燃供应用A6协同软件关键技术,实现信息共享、高效审批的工作流程:

第一步:找到别人发来的协同,转发给相应领导

第二步:在“已发事项”里找到转发的协同

第三步:转发时的操作

到这一步,由某人发起的一个给领导审批的协同,由秘书科秘书完成了,具体流程是:

发起者→秘书科秘书;秘书科秘书(转发)→相关领导(处理);秘书科秘书(将领导审批了的协同再转发)→发起者。

第四步:秘书科秘书将该协同归档

这样,整个流程完毕,该协同时实记录全过程,通过对面向主题的、集成的、稳定的、不同时间的数据集合应用,把分布在企业网络中不同信息岛上的数据集成到一起,并且得以完整保存,方便随时查看,实现了信息共享。

客户收益

中海燃供协同应用系统现已有用户数三百余人,大部分信息走协同,实现了部门、分公司的沟通与信息共享。具体收益有:

公告、通知全部在系统中实现,大大节省办公费用,增强了沟通与组织行为协作的时效性。

内部沟通采用协同、在线聊天,节约了通讯费用。

各种办公流程在协同应用系统中实现,节省时间成本。如分公司的信息上报,无需再传真、EMAIL了。

单位文档,信息汇总归档,随时查阅。负责文档管理的职能部门,如秘书科对此受益最大。

覆盖不同地区、不同系统、不同业务层面及流程,协助企业创造新价值,也为企业的协同工作创造了一个全新环境。

建立完善的信息资源管理机制,整合信息孤岛,实现企业资源共享,提高企业信息管理能力和在行业中的整体运营效率。

中海燃供正享受着协同工作带来的快乐:适时的点对点沟通,增强了员工之间、员工与领导之间的沟通,大大提高了员工的工作能动性;实现了真正意义上的移动办公,提供了多种办公模式,加强了企业的凝聚力;规范了公司的办公流程、节约了每天繁琐的信息工作处理时间……我们祝福中海燃供燃起A6协同之火,在信息化建设的道路上越走越稳,越走越远。

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客户价值

高效集中管理

跨地区、系统、业务层面,状态、过程、结果关联的组织高效集中管理

协作时效性

公告、通知增强了沟通与组织行为协作的时效性

信息快捷传达

分公司的信息上报,无需传真、EMAIL,协同一个平台搞定

移动办公

适时的点对点沟通,真正意义上的移动办公
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